第一條
總則
1.1.
財務規條(以下簡稱「本規條」)的制定,旨在協助本會處理財政事務。
1.2.
本規條由代表會制定,任何修改須經代表會在座代表三分二多數贊成通過。
1.3.
本規條由財務委員會(以下簡稱「財委會」)負責執行。
1.4.
本規條的解釋權屬代表會;代表會休會期間則屬財委會。
第二條
財政預算
2.1.
原則
2.1.1.
本會經費只限用於支持本會行政事務及為達成本會宗旨而舉行的活動。
2.1.2.
本會之財政年度由每年三月一日開始至翌年二月最後一天止。
2.1.3.
財政預算的制定,乃為計劃該財政年度的收支而設,與款項的實際收支時間無關。
2.1.4.
財政預算收支項目須以統一的格式列載(Standardized Format),以便比較及分析。
2.1.5.
雜項支出不得超過預算總額的5%。
2.2.
制定程序
2.2.1.
本會財政預算由常委會負責草擬,交財委會審核,在代表會通過。
2.2.2.
在草擬階段,常委會得要求屬下委員會及秘書處協助;而代表會及屬下委員會的財政預算亦應盡早提交予常委會,由常委會綜合處理。
2.2.3.
在草擬階段,常委會有全權決定預算中的項目及款額;但為照顧各委員會的需要,宜邀請有關人士列席會議,解釋其預算。
2.2.4.
草擬完成的財政預算,應於每屆代表會第一次常務會議兩星期前交財委會。
2.2.5.
財委會負責審核財政預算,然後連同有關建議提交代表會。任何未經財委會審核的預算,代表會不予處理。
2.3. 全年財政預算以外的財政算,根據2.2.2.及2.2.3.項處理後,交財委會討論及通過。
第三條
出納程序
3.1. 一般規定
3.1.1.
款項的支付,只限已通過的財政預算項目;項目之間不能轉撥。
3.1.2.
用支票付款時,須由兩人簽署,包括代表會主席/副主席或財委會主席及秘書處秘書長/副秘書長或財務秘書。若遇出缺,代表會可委任財委會成員或代表會職員遞補之。
3.1.3.
支取款項必須向財務秘書提出,並書面列明支出項目。
3.1.4.
除預支撥款外,支取款項時必須附上收據,或填妥申請支款表格。收據上應盡量提供公司名稱、地址、電話、收據編號、貨物項目、單價、款項及公司印鑑。
3.1.5.
收款人須在付款收條上簽名。
3.2. 活動款項
3.2.1.
除預支撥款外,各活動支出可依3.1項規定支取,惟必須由該活動之負責人提出。
3.2.2.
本會通常處理於活動完結後一百二十日內提交的財務報告,因此各活動負責人應盡速完成財務報告,除非活動負責人能提出合理解釋,否則活動負責人有可能需自行承擔活動各項開支款項。財務秘書須予以協助。
3.3. 活動以外的撥款可憑其收據依3.1.3.項支取款項。
3.4. 超支款項
3.4.1.
若活動之支出超過其財政預算,其財務報告須經財委會批准後,始可支取此活動之超支款項。
3.4.2.
本會通常承擔已批准的財政預算,因此各活動負責人應量入為出,否則可能需自行負責超支的款項。
3.5. 預支撥款
3.5.1.
本會不鼓勵私人大量墊支款項以籌辦活動;因此各活動的財政預算超過五百元者,可據其必須墊支的款額,申請預支撥款。
3.5.2.
申請預支撥款須填寫表格,並向財委會提出。
3.5.3.
若預支撥款未用完,應盡速交回財務秘書。
第四條
財政報告
4.1. 財務秘書須於九月完成中期財政報告,並於代表會第三次常務會議前兩星期提交財委會。
4.2. 經財委會稽核後,須將中期財政報告連同有關意見提交代表會第三次常務會議通過。
4.3. 財務秘書須於財政年度結束後,盡速完成全年財政報告,並於下屆代表會
第一次常務會議前兩星期提交財委會。
4.4. 經財委會稽核後,須將全年財政報告連同有關意見提交下屆代表會第一次
常務會議通過。
4.5. 財政報告收支項目須與財政預算同一格式列載,以便比較。
第五條
資產及收入
5.1. 本會的收入主要來自會員的會費,學聯及學生活動基金有限公司撥款及籌款活動的收益。
5.2. 本會的資產由財務秘書負責管理。
5.3. 本會每屆所收取的會員會費及學聯及學生活動基金有限公司撥款,應留待下屆使用。
5.4. 會員學生會應於每屆周年大會一星期以前,按其學生會當時全日制學生會員人數,繳交會費。
第六條
津貼
6.1. 津貼只限下列情況下方可支取:
6.1.1. 活動嘉賓津貼,定額為$30.00;
6.1.2. 同學代表學聯出席本地或海外會議或活動的交通開支及大會指定的食宿支出;
6.2. 支取交通津貼時,須附上收據或可代替收據的證明文件。
第七條
基金
7.1. 本會基金分為流動儲備基金及緊急儲備基金。
7.2. 功能
7.2.1.
流動儲備基金支付每屆財政赤字;唯數額不得超過去屆盈餘之二分一。
7.2.2. 緊急儲備基金乃本會財政儲備。
7.3. 來源
7.3.1.
流動儲備基金乃本會籌款活動的盈餘及每屆財政年度結算後的盈餘。
7.3.2.
緊急儲備基金乃前出售旅遊部之收入及其投資回報。
7.4. 運用
7.4.1.
代表會應於第一次常務會議決定流動儲備基金的運用和管理人。
7.4.2. 緊急儲備基金之運用須符合《緊急儲備基金章程》及《緊急儲備基金財務規條》之規定。
第八條
緊急撥款
8.1. 來源
8.1.1.
每年度財政預算中,可撥出一筆款項供緊急撥款用。
8.2. 用途
8.2.1. 支付各活動之赤字。
8.2.2.
支付全年財政預算以外的財政預算。
8.3. 運用
8.3.1. 由財委會決定撥款。
第九條
籌款活動
9.1. 定義
本會一切活動,如涉及下列四項以外的收入,而又以籌款為目的者,統稱籌款活動:
9.1.1. 會員會費;
9.1.2.
學聯及學生活動基金撥款;
9.1.3. 外界對活動的贊助;
9.1.4.
參加活動的報名費、團費、營費等。
9.2. 申請程序
擬舉辦籌款活動的單位,須於舉行前一個月以書面向財委會申請,其申請書須包括下列內容:
9.2.1. 活動目的;
9.2.2. 財政預算;
9.2.3. 籌款形式;
9.2.4.
籌款活動舉行日期、時間、地點及參加者;
9.2.5. 籌得款項的用途;
9.2.6. 籌辦成員名單。
9.3. 批准原則
籌款活動須至少符合下列原則後,財委會才會考慮批准舉行:
9.3.1.
不與學聯宗旨相違背;
9.3.2.
不損學聯名譽及形象。
9.4. 宣傳
任何籌款活動的宣傳,必須在財委會批准其籌款活動後始可進行。
9.5. 收款票據
9.5.1.
所有票據在付印前,須提交樣本予財委會核准。
9.5.2.
經財委會核准後的票據,方可蓋上學聯會印。
9.5.3.
所有票據及其存根,必須妥為保存;並於提交財政報告時一併附上。
9.6. 財政報告
財政報告須於籌款活動完結後四星期內,提交予財委會稽核;並須附上收款及支出票據。
9.7. 懲處
如有違反籌款活動規條,財委會得隨時終止該活動,或接受代表會認為適當的其他處分。
9.8. 其他
籌款活動舉行期間,若有任何更改,以至與申請書所列不同,應盡速知會財委會;財委會若認為籌款活動性質已有根本改變,可終止該活動的進行。
第十條
貸款守則
10.1.
本會只貸款予因學聯之工作而需要短期財務援助之同學。
10.2. 所有貸款之要求應於提款日七個完整工作天前,向財委會主席或財務秘書提出。
10.3. 所有貸款必須經財委會同意方可通過。
10.4. 所有貸款只可於本會當時存有之「貸款基金」中提取。
10.5. 所有貸款必須依期清還。在借貸期內免收利息,逾期需按當時銀行的市面利率支付利息。
10.6. 受貸款者必須簽署借據,並訂明還款細則,內容包括:
10.6.1. 借款金額;
10.6.2. 借貸期;
10.6.3.
逾期還款的處理方法;
10.6.4.
借款者姓名,身份證號碼及簽署;
10.6.5. 經手出納人的簽署;
10.6.6.
擔保人的姓名、身份證號碼及簽署(擔保人必需為本會代表會之成員)。
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